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Business Process Automation - Logiciel et bonnes pratiques

L’automatisation des processus métiers (BPA) désigne l’utilisation de technologies afin d’automatiser les processus et d’augmenter la productivité. Autrement dit, les optimisations processus peuvent se définir comme les actions et les activités qui font progresser l’entreprise vers son objectif.
En utilisant des systèmes logiciels (business process automation Software) pour rendre automatiques les multiples process de travail, vous pouvez réduire les coûts de production jusqu’à 90 %, ainsi que le temps nécessaire pour exécuter les différentes tâches et actions.

Quelles sont les caractéristiques essentielles d’un business process automation ?

Le BPA se compose généralement de trois caractéristiques principales, à savoir :

  •  Automatisation des processus ;
  •  Centralisation de l’information et augmentation de la transparence ;
  •  Réduction des flux de communication de personne à personne tout en favorisant le partage d’informations avec les parties concernées. Les échanges se font à l’échelle de l’entreprise ;

Pour fonctionner correctement, le BPA peut exploiter des données à partir de données structurées (informations collectées et détaillées) et non structurées (médias sociaux, modèles de comportement clients, etc). Selon l’objectif de l’entreprise, vous avez bien sûr la possibilité d’indiquer la provenance des données ainsi que leur utilisation.
Les données extraites peuvent idéalement être traitées et organisées à l’aide d’un software BPA ou logiciel d’automatisation des processus métiers.

Quelques exemples d’automatisation des processus d’entreprise

Le BPA n’est pas obligatoirement lié au secteur de l’industrie. En ce sens qu’il peut contribuer à améliorer tous les types d’entreprises. Voici quelques exemples des domaines dans lesquels le BPA offre de sérieux avantages :

  •  Assistance à la clientèle : plutôt que d’avoir un employé qui passerait son temps à répondre aux mêmes informations encore et encore à tous ceux qui envoient une plainte ou qui ont besoin d’informations, vous pouvez configurer le logiciel BPA pour qu’il réponde à tous les messages avec un ou plusieurs mots-clés spécifiques avec un message automatisé expliquant le problème.
    Non seulement cela allègera la charge de travail de votre équipe, mais cela permettra également d’accroître la satisfaction et la confiance des clients dont les questions seront du coup traitées rapidement.
  • Gestion des approbations : Très souvent, les grandes entreprises mettent en place des processus selon lesquels plusieurs personnes doivent approuver un document avant qu’il ne passe à l’étape suivante.
    Cela peut créer des goulets d’étranglement de l’information et retarder les délais d’approbation. Au lieu de cela, on peut faire appel à un software BPA pour « lancer le processus d’approbation » et faire avancer chaque étape automatiquement dans le système.
  • Comptes à payer : Pour le traitement et le paiement des factures, elle nécessite un contrôle et une surveillance constants. Mais le BPA peut aider à scanner, reconnaître, collecter, trier et envoyer par e-mail les documents financiers nécessaires pour être payé à temps. En outre, comme tout est centralisé et stocké de manière sécurisée, il facilitera la clôture des comptes.

Ce ne sont là que quelques exemples de la manière dont la BPA peut aider une entreprise. De la gestion de la qualité et des risques dans les hôpitaux, au traitement des prêts et aux transferts automatiques dans le secteur bancaire, la BPA gère de nombreux types de tâches autrefois réalisées manuellement. Aussi, du service clientèle dans les télécommunications à la gestion de la relation client et à la gestion des flux de documents dans les entreprises manufacturières, vous allez être agréablement étonné de découvrir comment un business process automation Software (logiciel BPA) améliorera votre flux de travail.

Types d’automatisation de processus en entreprise

Comme vous l’avez remarqué dans les exemples ci-dessus, nous vous donnons seulement que quelques idées de ce que le BPA peut faire pour aider une entreprise. En réalité, il existe différentes manières d’exploiter un software BPA
En d’autres termes, voici quelques pistes intéressantes et généralement incontournables pour mettre en œuvre un BPA :

  •  Rassembler et gérer des fichiers de données pour automatiser les tâches répétitives
  • Connecter les sources de données et les services pour créer des applications.

Pourquoi devriez-vous automatiser les processus commerciaux ?

Si vous pensez qu’un business process automation Software  ne peut rien vous apporter , vous ne seriez probablement pas encore en train de lire ceci. N’est-ce pas ? Afin d’expliquer pourquoi vous devriez automatiser les processus d’entreprise, prenez bien conscience de ce qui suit !

  • Transformation numérique : avec les progrès constants de la technologie, votre entreprise est probablement en constante transformation numérique. Parfois, ce changement peut sembler difficile, mais l’introduction du BPA est une autre façon de faciliter l’accès à un environnement de travail mieux axé sur la technologie. Il s’agit en fait d’un pas en avant qui aura un effet d’écho sur vos gains de productivité.
  •  Augmentation de la satisfaction et du rendement des employés : L’automatisation des tâches répétitives soulagera vos employés. En retour, ils auront plus de temps pour se concentrer sur des tâches stimulantes et intellectuelles et auront l’occasion de sentir qu’ils ont un impact positif sur l’organisation de l’entreprise. Il en résulte une plus grande satisfaction des employés, une productivité accrue et une réduction du taux de rotation du personnel. Les logiciels d’automatisation des processus métiers sont conçus pour augmenter les ressources humaines, plutôt que de remplacer leur place dans l’entreprise. Le système aide à gérer les tâches répétitives grâce à une automatisation avancée des processus robotisés (RPA), de sorte que les ressources humaines puissent se concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée.
  •  Meilleur fonctionnement: L’automatisation des processus métiers rationalise naturellement les processus et vous permet de voir l’avancement et l’état actuel d’un micro-objectif. En définitive, un logiciel BPA peut contribuer à éviter que des tâches essentielles ne passent entre les mailles du filet.
  •  Gagnez du temps et de l’argent : Lorsque les choses suivent leur cours automatiquement, cela permet de gagner du temps. En retour, lorsque les opérations se déroulent efficacement, cela se traduit par des économies d’argent.
  •  Réduction du risque de non-conformité : tous les secteurs d’activité et toutes les entreprises sont soumis à des réglementations, en particulier dans le domaine de la finance. Le business process automation Software est également capable de produire des rapports et de mettre à jour automatiquement les tableaux de bord pour une surveillance cohérente et une conformité réglementaire.
  •  Minimiser l’erreur humaine : Lorsque des personnes doivent s’occuper de la saisie et de la gestion des données, cela peut rapidement devenir compliqué. Le risque d’erreur humaine est élevé et peut augmenter avec l’augmentation des données. Cependant, un outil d’automatisation, comme un logiciel BPA est conçu pour avoir des taux de précision très élevés, ce qui réduit le risque d’erreur humaine.

Quels processus commerciaux devriez-vous automatiser ?

On pourrait croire que le BPA est la réponse à toutes vos questions et à tous vos problèmes. Et il est probable qu’il jouera un rôle important dans la transformation de votre entreprise et l’allègement de vos charges.
Mais pour s’assurer que vous mettez en œuvre correctement le BPA, il est important de comprendre les types de processus qu’il est logique d’automatiser en premier lieu.
Notre agence de développement logiciel répond à toutes vos questions et vous propose de créer un software d’automatisation des processus métiers spécialement adapté à votre activité, votre entreprise, vos besoins professionnels.

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